Ciao Sibilla! Come responsabile del reparto amministrativo di Commit, spiegaci il tuo ruolo all’interno della nostra software house e le tue principali responsabilità.
Ciao! L’ambito amministrativo è piuttosto ampio: comprende la gestione del personale, la registrazione delle fatture attive e passive, e naturalmente tutte le attività contabili, ovvero i movimenti di cassa e la gestione bancaria.
Quali competenze e abilità ritieni importanti per questo ruolo?
Le abilità principali sono legate all’organizzazione, specialmente nei primi 15 giorni del mese, periodo in cui si svolge il fulcro della mia attività. È importantissimo stabilire priorità e cercare di rispettarle perché gli imprevisti sono sempre in agguato, ed è necessario riuscire a portare a termine più compiti “urgenti” nella stessa giornata. Quindi molto ordine, organizzazione e una buona base di contabilità generale.
Come gestisci la pianificazione e l’organizzazione delle diverse attività amministrative all’interno dell’azienda?
Lo strumento che ritengo più utile è il calendario, lo aggiorno e consulto costantemente. Poi, confesso che sono un’amante dei post-it: le cose urgenti (da risolvere nell’arco di una mattinata) le appunto anche sul mitico pezzettino di carta!
Sappiamo che hai lavorato come amministrativa nel settore dell’arredamento prima di entrare a far parte del nostro team. In che modo trovi differenti le due realtà e come hai adattato le competenze acquisite al nostro settore?
Il settore dell’arredamento è caratterizzato da “articoli e servizi”, mentre il nostro è legato solo ai servizi. La differenza che mi sembra più lampante è la gestione delle fatture attive: nel mio lavoro precedente emettevo fatture ai clienti nel corso di tutto il mese, mentre adesso l’attività è concentrata nei giorni finali. Sono inoltre diversi i vari passaggi di gestione generale: prima c’erano documenti di trasporto da controllare sia in entrata che in uscita, posatori da organizzare per i vari montaggi… sì, un altro settore, decisamente un altro mondo! Tuttavia, lavorando sempre nell’amministrazione, ho potuto adattare diverse competenze acquisite in passato, ovviamente legate prettamente alla contabilità, come la fatturazione elettronica e il pagamento di F24 per IVA e contributi/tasse.
Raccontaci una sfida che hai dovuto affrontare e come l’hai superata!
Il gestionale è stata una grande sfida! Nel precedente lavoro utilizzavo esclusivamente Excel: collaboravo con il commercialista che gestiva il calcolo dell’IVA e il bilancio con il suo gestionale, basandosi sui miei Excel. Adesso gestisco tutto internamente, il che è stato un cambiamento notevole ma anche una grande soddisfazione.
Quali strategie adotti per gestire le scadenze e stabilire le priorità nelle attività amministrative?
Sicuramente, come dicevo prima, il calendario è un ottimo alleato. La strategia per stabilire una priorità, in realtà, è automatica. Entro il 16 del mese è lo Stato che detta il calendario con le varie scadenze- L’unica strategia possibile è iniziare e finire le attività nei tempi imposti il più velocemente possibile, senza saltare da un “argomento” all’altro.
Come ti mantieni aggiornata sulle normative e leggi vigenti che riguardano il nostro settore?
Principalmente leggo articoli su internet e Lorenzo, il nostro commercialista, è sempre molto presente: invia regolarmente email con gli aggiornamenti del settore.
Tra i vari team-building a cui hai partecipato, qual è stato quello che hai preferito e perchè?
Sicuramente il primo a cui ho partecipato! La gita ai Bagni di Lucca, dove abbiamo costruito insieme un ponte tibetano, intrecciando con somma abilità le corde e issandolo poi su due alberi molto in alto… non così in alto in realtà, ma io me lo ricordo altissimo! Ci siamo poi saliti uno per uno, attraversandolo. Non pensavo ci avrebbe retto…e invece siamo ancora tutti qui sani e salvi! È stata un’esperienza molto costruttiva che mi ha permesso di conoscere e familiarizzare con la maggior parte dei colleghi, dando un volto ad ogni nome.
Dopo una giornata di lavoro, come ti piace rilassarti?
Di solito, chiudo la giornata la sera dopo cena in modo classico: davanti ad una serie tv! Se ho un’oretta prima di cena, leggo. Mi piacciono i libri fantasy o horror perché mi permettono di staccare completamente la spina.
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